Como resolví mis problemas de gestión usando un Software de punto de venta
Aunque llevo tiempo gestionando mi negocio me enfrente a varios problemas que afectaban gravemente a mi negocio hace 7 meses. A pesar de que mi negocio estaba creciendo, los procesos de administración que utilizaba ya no daban la talla para una correcta gestión del negocio.
Eras procesos en su mayoría manuales, que parecen simples pero requieren mucha dedicación, papeleo y tiempo, además todo estaba separado, es decir, un documento para cada operación y la forma de relacionar todo era difícil y atareado.
Esta forma de gestionar mi negocio me llevo a las siguientes situaciones:
Problemas en el control de inventarios.
No sabía con exactitud cuánto vendía al día, solo tenía los datos días después, lo que me llevaba a una mala planeación de compras y sobre-inventariar mi almacén por una mala estimación y me ocasionaba grandes costos adicionales en fletes y almacén.
Carecía de una adecuada administración de cuentas por cobrar
A veces no tenía conocimiento exacto de la cartera vencida ni de los montos de deuda de mis clientes. Esto me ocasionaba problemas, como atrasos de pago al banco, cobros de más a un cliente y lo peor de todos cobros incompletos.
Falta de supervisión de estándares de calidad.
Al tener mayor demanda, tenía que contratar más personal para satisfacerla, el problema es que no existían procesos claros y estandarizados para que TODO el negocio se comportara de manera uniforme. La mayoría se hacía de forma intuitiva y eso… a veces era bueno para resolver algunas situaciones pero la mayoría de las veces causaba incongruencia que frustraban a mis clientes y a veces me hacía perderlos.
Tenía que corregir todo esto, o si no el crecimiento reciente en vez de ser algo bueno iba ser mi perdición, tenía que adaptar mis procesos al nivel de operación que ya estaba teniendo. Sin embargo sentía que era muchas cosas, muchos detalles y no sabía por dónde empezar.
Un amigo que también tiene su negocio y sabia de mi situación me recomendó SACS. Al principio me sentí reticente, porque personalmente y ahora admito que tenía una gran resistencia a todo lo tecnológico, la verdad me daba miedo y lo consideraba más trabajo, además también me sentía presionado y apresurado por la situación así que estaba buscando una solución rápida, y consideraba que aprender a usarlo requería una curva de aprendizaje larga.
Pocas veces puedo decir de estar tan contento por estar equivocado.
Al fin me decidí a probarlo, y se acomodó excelente a mi negocio, no tuve que adaptar mi negocio al sistema como regularmente pasa.
Como todos los módulos que uso están conectados, al momento que haces una venta, se registra una salida en inventarios, una entrada en ingresos y se hace una factura, esto me ahorra mucho tiempo en registros y control. Puedo saber en tiempo real cuanto se vendió en ese día y saber que tiene más éxito en productos lo que me permite hacer planes para hacer estrategias en venta.
También los procesos internos de calidad ya son claros y estandarizados. Todos mis empleados están obligados a cumplirlos y llevo un control claro si se están logrando o no.