En casi todas las empresas hay un pequeño secreto a voces: demasiadas cosas se hacen todavía a mano. Copiar y pegar datos entre hojas de cálculo. Enviar correos uno a uno. Rellenar informes que nadie lee. Picar datos que vienen de otra herramienta. Y lo peor: se repite cada día, cada semana, cada mes.
No es una cuestión de falta de tecnología. Es una cuestión de cultura, de no pararse a mirar. Porque en el día a día nadie tiene tiempo de pensar cómo ahorrar tiempo.
Pero vamos a ponerle remedio. Aquí tienes una lista de tareas que ya deberías tener automatizadas, sin necesidad de cambiar tu forma de trabajar ni invertir miles de euros. Solo necesitas saber que se puede. Y querer hacerlo.
1. Consolidar datos de múltiples fuentes
Tienes datos en Google Sheets, en tu CRM, en tu facturador y en otro Excel que alguien siempre olvida actualizar? Dejar que las personas hagan de «puente» entre sistemas es ineficiente y propenso al error.
Puedes conectar todas esas herramientas con plataformas como
n8n o
Make, y dejar que hablen entre ellas. Si entra un nuevo cliente en tu CRM, que se actualice automáticamente en tu sistema de facturación. Si se crea una nueva factura, que se registre en tu hoja de control. Fácil, fiable y sin intervención manual.
2. Enviar correos o mensajes automáticos (pero humanos)
No se trata de spamear. Se trata de ahorrar tiempo. ¿Cuántos correos envías cada semana con el mismo contenido, cambiando solo el nombre o un par de frases? Propuestas, recordatorios, seguimientos, respuestas a leads…
Todo eso se puede automatizar con IA generativa y un poco de lógica. Puedes conectar tu formulario web a un agente que redacte un correo personalizado en tu tono, con la información que ha dejado el usuario. Incluso responder mensajes de WhatsApp si están bien estructurados.
3. Generar informes o dashboards actualizados sin mover un dedo
Hay gente que dedica horas cada mes a montar un informe de ventas, o de productividad, o de cualquier otra cosa. El problema no es hacer el informe: es repetirlo cada vez. La mayoría de esos informes se alimentan de datos que ya existen.
Automatiza la recopilación, transforma los datos, y genera un dashboard en tiempo real con herramientas como
Google Data Studio,
Retool o
Metabase. Y si hace falta un PDF mensual, también se puede generar y enviar solo.
4. Asignar tareas en tu gestor de proyectos automáticamente
Imagínate esto: entra un cliente nuevo, se crea su ficha en tu CRM, y automáticamente:
- Se crea una tarea en Notion o ClickUp
- Se asigna al responsable del área
- Se le notifica por Slack
- Se añade un checklist según el tipo de cliente
Todo eso se puede automatizar. Lo que hoy haces a mano porque «no cuesta tanto» te roba tiempo mental y puede fallar. La máquina no se olvida.
5. Gestionar leads y oportunidades sin dejar escapar a nadie
Un lead entra por tu web. Te llega un correo. Lo abres (o no). Lo apuntas (o no). Le respondes (cuando puedes).
Esto es demasiado habitual. Y una de las principales fugas de ventas.
Con una automatización bien montada:
- El lead entra y se guarda en tu CRM
- Se le envía una respuesta automática personalizada
- Se notifica a tu equipo
- Se programa un recordatorio de seguimiento
Así no se pierde nadie. Y respondes en minutos, no en días.
6. Leer y clasificar documentos automáticamente
¿Te llegan PDFs con facturas, presupuestos o albaranes? ¿Tienes que abrirlos, leerlos, entenderlos y moverlos a una carpeta?
La IA ya puede hacer eso por ti. Herramientas como
Docparser o soluciones personalizadas con
OCR + IA generativa pueden leer documentos, extraer datos clave y clasificarlos. Incluso introducirlos en tu sistema.
¿Y todo esto cómo lo monto?
No hace mucho me topé con una empresa que plantea este tipo de automatizaciones desde una perspectiva bastante sensata. Nada de humo ni promesas exageradas. Básicamente se dedican a conectar herramientas, aplicar inteligencia artificial cuando tiene sentido, y dejar que las personas se centren en lo que realmente importa.
En su web —no es una consultora gigantesca, pero sí con ideas claras— encontré ejemplos prácticos de todo esto funcionando en empresas reales. Me gustó que no intentan vender una solución mágica, sino que bajan al barro del día a día: leads, facturas, tareas, correos, hojas de cálculo. Cosas normales, pero bien resueltas.
Si te pica la curiosidad, puedes echarle un vistazo a
esta página, donde explican cómo lo hacen. Y si tienes algo repetitivo en tu empresa que te está robando tiempo cada semana… ya sabes por dónde empezar.